Guthaben-System: Automatische Abrechnung für deine Crew

Was ist das Guthaben-System?

Das Guthaben-System ersetzt manuelles Zahlungstracking durch automatische Abbuchungen pro Session. Jedes Mitglied hat ein persönliches Konto innerhalb der Crew, auf das es Guthaben auflädt. Bei der Buchung einer Session wird der Betrag automatisch abgezogen.

So funktioniert's

Jedes Mitglied hat ein persönliches Guthaben-Konto innerhalb der Crew. Der Ablauf ist simpel:

1. Guthaben aufladen — per Überweisung, PayPal oder Stripe.
2. Session buchen — Guthaben als Zahlungsmethode wählen.
3. Automatische Abbuchung — nach der Session wird der Betrag abgezogen.

Der Admin sieht jederzeit, wer im Plus und wer im Minus ist. Aufladungen per Überweisung müssen vom Admin bestätigt werden, Stripe-Zahlungen werden sofort gutgeschrieben.

Guthaben aufladen (als Rider)

Im Crew-Bereich findest du die Dein Guthaben-Karte mit deinem aktuellen Stand und dem Button Aufladen.

1. Betrag eingeben — frei wählbar, innerhalb des vom Admin festgelegten Limits.
2. Zahlungsweg wählen — je nachdem was der Admin aktiviert hat.
3. Bestätigen — Aufladung wird an den Admin geschickt (bei Überweisung/PayPal) oder sofort gutgeschrieben (bei Stripe).

Die verfügbaren Zahlungswege hängen von den Crew-Einstellungen ab:

• Überweisung: IBAN und Verwendungszweck werden dir angezeigt. Dazu gibt es einen GiroCode QR-Code, den du direkt mit deiner Banking-App scannen kannst — Betrag und Empfänger sind schon vorbefüllt.
• PayPal: Ein PayPal.me-Link mit dem vorbefüllten Betrag öffnet sich.
• Stripe: Direkte Online-Zahlung per Karte. Der Betrag wird sofort gutgeschrieben, keine Admin-Bestätigung nötig.

Bei Überweisung und PayPal muss der Admin die Aufladung manuell bestätigen, sobald das Geld eingegangen ist.

Automatische Abbuchung bei Sessions

Wenn du eine Session mit Guthaben als Zahlungsmethode buchst, wird dein Zahlungsstatus auf offen gesetzt.

Nach der Session läuft ein automatischer Prozess (stündlich), der offene Guthaben-Zahlungen abbucht. Wenn dein Guthaben nicht reicht, bekommst du eine Push-Nachricht.

Bei Sessions mit Kostensplitting werden die Gesamtkosten gleichmäßig auf alle Teilnehmer aufgeteilt. Der Splitbetrag wird dann von jedem Guthaben-Konto abgebucht.

Was der Admin sieht

Als Admin hast du den vollen Überblick:

• Mitgliederliste — zeigt alle Guthabenstände auf einen Blick.
• Offene Auflade-Anfragen — Überweisungs- und PayPal-Aufladungen bestätigen oder ablehnen.
• Guthaben manuell setzen — pro Mitglied den Stand korrigieren, wenn nötig.
• Transaktionshistorie — pro Mitglied alle Buchungen einsehen.
• CSV-Export — alle Transaktionen als Datei exportieren.

Einstellungen (Admin)

In den Crew-Einstellungen konfigurierst du das Guthaben-System:

• Guthaben-Modus aktivieren/deaktivieren — schaltet das komplette System an oder aus.
• Minimales Guthaben (Dispo-Limit) — wie weit dürfen Mitglieder ins Minus gehen? Z.B. -50 erlaubt eine Überziehung bis -50 Euro. Standard ist 0 (kein Minus erlaubt).
• Maximales Guthaben — Obergrenze für Aufladungen (max. 10.000 Euro). Leer bedeutet unbegrenzt.
• Zahlung bei Anmeldung erzwingen — Rider müssen beim Buchen eine Zahlungsmethode wählen. Ohne diese Einstellung können sie auch ohne Zahlungsangabe buchen.

No-Show-Strafen

Wenn ein Rider zu einer Session nicht erscheint und nicht eingecheckt wird, greift die No-Show-Regelung:

• Nach einer Karenzzeit (Standard: 3 Stunden nach Session-Start) wird der Rider automatisch als No-Show markiert.
• Je nach Crew-Einstellung wird eine Guthaben-Strafe abgezogen: voller Preis, halber Preis oder keine Strafe.
• Reicht das Guthaben für die Strafe nicht aus, wird der Abzug beim nächsten automatischen Durchlauf erneut versucht.

Admins können die Strafe-Höhe und die Karenzzeit in den Crew-Einstellungen anpassen.

Stornierung und Rückerstattung

Wenn du dich von einer Session abmeldest und per Guthaben bezahlt hast, bekommst du den Betrag automatisch zurückerstattet.

Sagt der Admin eine Session komplett ab, werden alle Guthaben-Zahlungen für diese Session automatisch an die Teilnehmer zurückerstattet. Die Rückerstattung ignoriert bewusst die Obergrenze für das maximale Guthaben — der Rider bekommt sein Geld in jedem Fall zurück.

Transaktionshistorie

Jedes Mitglied sieht seine eigene Historie: Aufladungen, Abbuchungen, Strafen und Erstattungen. Jeder Eintrag zeigt Typ, Grund, Betrag und Datum.

Admins können die Transaktionshistorie pro Mitglied einsehen und als CSV exportieren.

Automatische Benachrichtigungen

• Freitags 18:00 Uhr — wöchentliche Abrechnungserinnerung an Mitglieder mit offenen Zahlungen.
• Montags 10:00 Uhr — Niedrig-Guthaben-Warnung an Rider, deren Guthaben unter einen bestimmten Schwellenwert gefallen ist.
• Nach fehlgeschlagener Abbuchung — Push-Nachricht, dass das Guthaben nicht reicht.

Tipps für Admins

• Starte mit einem moderaten Dispo-Limit, z.B. -20 bis -50 Euro. So können Rider auch mal spontan buchen, ohne vorher aufzuladen.
• Phantom-Mitglieder können ebenfalls ein Guthaben haben. Wird das Phantom später einem echten Account zugeordnet, wird das Guthaben automatisch übertragen.
• Nutze den CSV-Export für deine eigene Buchhaltung oder Abgleich mit dem Bankkonto.
• Die No-Show-Strafe auf halber Preis zu setzen ist ein guter Kompromiss — motiviert zum Absagen, bestraft aber nicht zu hart.