Phantom-Mitglieder: So verwaltest du Offline-Rider in deiner Crew

Auf einen Blick

Phantom-Mitglieder sind Platzhalter für Crew-Leute, die die App noch nicht nutzen.
Du kannst Phantome zu Sessions buchen und ihnen Guthaben zuweisen.
Wird eine Telefonnummer hinterlegt, erkennt WakeTogether die Person automatisch bei der Registrierung.
Telefonnummern werden nach 90 Tagen automatisch gelöscht (DSGVO) — das Phantom bleibt bestehen.
Kontakt-Import und manuelles Zuordnen sind Premium-Features.

Was sind Phantom-Mitglieder?

Deine Crew hat 20 Leute, aber nur 12 nutzen die App? Die anderen 8 legst du als Phantom-Mitglieder an. Ein Phantom ist ein Platzhalter für eine echte Person — mit Name, optionaler Telefonnummer und eigenem Guthaben-Konto.

Phantome zählen ganz normal ins Gruppen-Limit deiner Crew. Du kannst sie zu Sessions buchen, Zahlungen tracken und später einem echten Account zuordnen.

Phantom anlegen

Öffne deine Crew und gehe ins Lineup (Mitgliederliste). Dort findest du den Button Platzhalter anlegen.

Gib einen Vornamen ein (Pflicht). Nachname ist optional.
Optional: Hinterlege eine Telefonnummer. Damit kann WakeTogether die Person später automatisch erkennen, wenn sie sich registriert.
Wenn du eine Telefonnummer einträgst, musst du die DSGVO-Checkbox bestätigen: Einwilligung zur Telefonverarbeitung (DSGVO).

Wichtig: Die Checkbox bedeutet, dass du die echte Einwilligung der Person eingeholt hast. WakeTogether speichert die Nummer nur für den automatischen Abgleich.

Kontakte importieren (Premium)

Als Crew-Admin findest du im Migration-Tab die Funktion Kontakte importieren. Damit legst du mehrere Phantome auf einmal an.

Handy-Kontakte direkt aus deinem Telefonbuch
Manuell eingeben — Name und Nummer einzeln
CSV oder vCard hochladen
Einladungslink generieren und per WhatsApp teilen

Duplikate werden automatisch erkannt: Wenn eine Telefonnummer bereits einem Mitglied oder einem bestehenden Phantom gehört, wird der Kontakt übersprungen. Nach dem Import werden WhatsApp-Einladungslinks generiert, die du direkt weiterleiten kannst.

Falls das Gruppen-Limit nicht für alle Kontakte reicht, importiert WakeTogether so viele wie möglich und stoppt dann.

Phantom zu einer Session buchen

In der Teilnehmerliste einer Session kannst du Phantome genauso hinzufügen wie echte Mitglieder. Das Phantom taucht in der Liste mit einem Phantom-Badge auf.

Wenn in deiner Crew das Guthaben-System aktiv ist, bekommt das Phantom automatisch den Status credit_pending. Nach der Session wird der Betrag wie bei echten Mitgliedern vom Phantom-Guthaben abgebucht.

Automatisches Matching

Wenn du eine Telefonnummer beim Phantom hinterlegt hast, passiert Folgendes automatisch:

Eine neue Person registriert sich bei WakeTogether und verifiziert die gleiche Telefonnummer.
WakeTogether erkennt die Übereinstimmung und zeigt der Person ein Banner: Du wurdest einem Platzhalter zugeordnet.
Die Person bestätigt die Zuordnung.
Alle zukünftigen Sessions und das Guthaben werden automatisch auf den neuen Account übertragen.

Falls die Person die Zuordnung ablehnt, bleibt das Phantom unverändert und wird nicht erneut vorgeschlagen.

Manuelles Zuordnen (Premium)

Im Lineup tippst du auf ein Phantom und wählst Mitglied zuordnen. Du siehst eine durchsuchbare Liste aller echten Crew-Mitglieder.

Nach der Bestätigung werden alle zukünftigen Sessions und das Guthaben auf das gewählte Mitglied übertragen. Das Phantom wird als zugeordnet markiert und deaktiviert — es belegt keinen Platz mehr im Gruppen-Limit.

Telefonnummer und Datenschutz

WakeTogether speichert die Telefonnummer ausschließlich für den automatischen Abgleich bei der Registrierung.

Nach 90 Tagen wird die Telefonnummer automatisch gelöscht (DSGVO). Das Phantom selbst bleibt aktiv — nur ohne Telefon.
Der Status wechselt zu Telefon abgelaufen. Du siehst das direkt im Lineup.
Du kannst jederzeit eine neue Nummer hinterlegen (Telefon hinzufügen). Dafür brauchst du erneut die Einwilligung der Person — die 90-Tage-Frist startet dann neu.
Alternativ kannst du die bestehende Aufbewahrung um 90 Tage verlängern, solange die Nummer noch nicht abgelaufen ist (Aufbewahrung verlängern).

Phantom entfernen

Im Lineup tippst du auf das Phantom und wählst Aus Crew entfernen.

Falls das Phantom noch Guthaben hat, bekommst du eine Warnung: das Guthaben verfällt beim Entfernen.
Das Phantom wird aus allen zukünftigen Sessions entfernt.
Vergangene Sessions bleiben unverändert — für die Abrechnung ändert sich nichts.